La respuesta corta: para recibir de tus clientes extractos, declaraciones y documentación de alta de forma segura, envía a cada cliente un enlace de subida en lugar de pedirle adjuntos por correo. Las solicitudes de documentos de ShieldFive funcionan así: envías al cliente un enlace con la lista de documentos que necesitas, el cliente los sube desde el móvil o el ordenador sin crear cuenta y cada archivo se cifra en su dispositivo antes de subirse. Solo guardamos texto cifrado y nunca tenemos tus claves. Las plazas del plan Despacho cuestan 29 € por plaza al mes (290 € por plaza al año), con 14 días de prueba.
Herramientas para que los clientes suban documentos a un asesor financiero, comparadas
| Herramienta | Para quién | Precio | ¿El cliente necesita cuenta? |
|---|---|---|---|
| ShareFile | Firmas que quieren un portal de cliente completo con firma electrónica e integraciones | Advanced 16,50 $ y Premium 26 $ por usuario al mes con facturación anual; mínimo 3 usuarios | No con un enlace de solicitud abierto a "Anyone"; sí para el portal |
| SmartVault | Despachos contables y fiscales que quieren gestión documental y un portal con su marca | Business Pro y Accounting Pro 65 $ por usuario al mes con facturación anual; mínimo 2 o 3 usuarios | Sí: al abrir una solicitud se le pide iniciar sesión |
| FileButler | Despachos pequeños que quieren un portal de marca blanca con firma y mensajería | 39,95 $ al mes por licencia o 439,45 $ al año; 14 días de prueba | Sí: el cliente recibe una invitación e inicia sesión |
| Solicitudes de documentos de ShieldFive | Asesores cuya necesidad principal es recoger documentos sin que el cliente tenga usuario | 29 € por plaza al mes o 290 € por plaza al año; sin mínimo de plazas; 14 días de prueba | No: enlace más un PIN enviado aparte |
Los datos de cada proveedor salen de sus propias páginas, comprobadas el 6 de octubre de 2026: precios de ShareFile y solicitud de archivos; precios de SmartVault y cómo responder a una solicitud; FileButler. Los precios cambian; compruébalos con el proveedor antes de decidir.
Cómo leer la tabla. ShareFile, SmartVault y FileButler son portales: también hacen firma electrónica, mensajería, almacenamiento documental y, en el caso de ShareFile y SmartVault, integraciones. Las solicitudes de documentos de ShieldFive hacen un solo trabajo: que los archivos del cliente te lleguen. Cifran cada archivo y su nombre en el navegador del cliente con las claves de tu firma, así que el proveedor guarda texto cifrado. ShareFile y SmartVault cifran en reposo con claves que gestionan ellos; la web de FileButler no dice quién tiene sus claves.
Qué exigen las normas a un asesor
Los asesores financieros que operan en Estados Unidos tienen obligaciones superpuestas según su registro y su tipo de cliente.
- La Regulación S-P de la SEC exige a los asesores de inversión registrados y a los broker-dealers políticas escritas que protejan la información personal no pública de sus clientes.
- Las normas de FINRA imponen obligaciones de supervisión que alcanzan a cómo se manejan y conservan los registros de clientes.
- La GLBA (Gramm-Leach-Bliley Act) se aplica a las empresas de servicios financieros, incluidas las RIA independientes, y exige un programa escrito de seguridad de la información.
- Las leyes estatales de privacidad, como la CCPA de California, añaden obligaciones para quien atiende a clientes de esos estados.
Para un asesor que trabaja desde España o Latinoamérica, el marco equivalente es la protección de datos general (el artículo 32 del RGPD para quien trate datos de personas en la UE) más lo que exija su supervisor financiero. Ninguna de estas normas nombra un producto: exigen un resultado y que puedas acreditarlo cuando te lo pidan.
Por dónde se escapan los documentos de un asesor
Los extractos de cuenta bastan para un robo de identidad. Suelen ser PDF que viajan como adjuntos de correo, y una vez enviados no controlas dónde se guardan ni a quién se reenvían.
La documentación de alta reúne el perfil financiero completo: identificación fiscal, números de cuenta e historial personal, y se recoge al principio de la relación, antes de que haya hábitos.
Los documentos patrimoniales, como testamentos o poderes, duran años. Una copia olvidada en un buzón o en una carpeta compartida sigue siendo un riesgo hoy.
Qué debe hacer un flujo de subida de documentos
- Un enlace por cliente, con una lista. El cliente ve qué documentos necesitas y los va marcando al subirlos.
- Sin cuenta para el cliente. Cada pantalla de registro es un punto donde el cliente se rinde y te manda una foto por correo.
- Cifrado en el dispositivo del cliente. Si el archivo se cifra antes de subirse con una clave que solo tiene tu firma, una brecha en el proveedor no deja extractos legibles.
- Una fecha de fin. Enlaces que caducan y que puedes revocar al terminar el encargo.
Dónde ShieldFive no llega
Para una firma regulada estas salvedades importan, así que van claras:
- Sin auditoría ni certificación de terceros completada. La evidencia actual es el núcleo criptográfico de código abierto y una revisión interna publicada, no un informe SOC 2 ni ISO 27001.
- Sin exportación del registro de accesos. Los accesos se registran en el servidor, pero no hay exportación desde el producto para un inspector.
- Sin firma electrónica, CRM ni integración con tus sistemas de registro. Combínalo con lo que ya usas para eso.
- Sin Business Associate Agreement de HIPAA.
- Confianza en el código cliente. Como cualquier aplicación web, servimos el JavaScript que cifra. La garantía es "cifrado en el navegador del cliente, texto cifrado en reposo", no que ningún servidor comprometido pueda interferir nunca. La página de seguridad de las solicitudes explica el modelo de amenazas.
Si tu responsable de cumplimiento necesita hoy una evaluación independiente terminada, los portales establecidos van por delante en ese punto.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la forma más segura de que un cliente envíe documentos a su asesor financiero?
Un enlace de subida que el cliente abre sin cuenta, en el que cada archivo se cifra en su dispositivo con una clave que solo tiene tu firma. Así los extractos no pasan por el correo y el proveedor de almacenamiento no puede leerlos. Las solicitudes de documentos de ShieldFive funcionan así, por 29 € por plaza al mes y con 14 días de prueba.
¿Mis clientes necesitan una cuenta para subir documentos?
Con ShieldFive no: el cliente abre el enlace, escribe el PIN que le enviaste aparte y sube. Con SmartVault y FileButler el cliente inicia sesión en el portal. En ShareFile, un enlace de solicitud puede permitir subir a cualquiera que lo tenga, mientras que su portal usa cuentas de cliente.
¿Cuánto cuestan estas herramientas?
A 6 de octubre de 2026: ShareFile Advanced 16,50 $ y Premium 26 $ por usuario al mes con facturación anual y mínimo de 3 usuarios; SmartVault Business Pro y Accounting Pro 65 $ por usuario al mes con facturación anual; FileButler 39,95 $ al mes por licencia; ShieldFive 29 € por plaza al mes o 290 € por plaza al año, sin mínimo de plazas.
¿Basta ShieldFive para una inspección de la SEC o de FINRA?
Cubre la recogida: subida cifrada, sin cuenta para el cliente y enlaces que puedes revocar. No tiene auditoría externa completada ni exportación del registro de accesos, así que confirma con tu responsable de cumplimiento que encaja con lo que espera tu inspector antes de adoptarlo como estándar.