Pedir documentos a un cliente

¿Mi cliente necesita una cuenta de ShieldFive?

No. No hay cuenta, ni inicio de sesión, ni app, ni complemento que instalar. Tu cliente abre el enlace, elige sus archivos, escribe el PIN que le diste y envía. Funciona en cualquier navegador actual, en móvil, tablet u ordenador.

Como no hay cuenta, nada identifica automáticamente a quien sube los archivos. Si necesitas tener la certeza de quién envió un documento, confírmalo con tu cliente por un canal en el que ya confíes.

¿Cómo creo una petición de documentos?

1. Desbloquea tu bóveda y abre Solicitudes.

2. Elige Pedir documentos. Puedes partir de una plantilla de procedimiento (por ejemplo, una lista para la renta) o de una petición en blanco.

3. Escribe los documentos que necesitas, uno por línea. Si terminas una línea con «(opcional)», tu cliente verá ese documento como opcional.

4. Define un PIN de al menos 4 caracteres, el número máximo de archivos y cuándo caduca el enlace.

5. Elige la carpeta donde deben llegar los documentos o déjalo en la raíz de la bóveda. Si no eliges ninguna, ShieldFive crea una carpeta con la fecha de la petición.

6. Pulsa Crear enlace seguro, copia el enlace y envíaselo a tu cliente. El PIN se envía aparte.

Necesitas la bóveda desbloqueada para crear una petición, porque el título y la lista de documentos se cifran en tu dispositivo antes de guardarse.

¿ShieldFive envía el enlace por correo a mi cliente?

No. El enlace lo envías tú, por correo, por mensaje o por donde ya hables con ese cliente.

Es una consecuencia del cifrado, no una función que falte. Parte de la clave de descifrado va en el fragmento # del final del enlace, y el navegador nunca envía esa parte a ningún servidor. Nuestros servidores no llegan a tener un enlace funcional, así que no podrían enviarlo aunque se lo pidieras.

Por lo mismo, el enlace tiene que llegar completo. Algunas apps de chat y algunas vistas previas recortan todo lo que va después de #. Si pasa eso, tu cliente ve «Este enlace está incompleto» y debe pedirte el enlace entero.

¿Las subidas van cifradas de extremo a extremo?

Sí. Cada archivo se cifra en el navegador de tu cliente antes de subirse, con un esquema híbrido que combina X25519 con ML-KEM, el estándar poscuántico de encapsulado de claves, y XChaCha20-Poly1305 para el archivo. La clave del archivo se envuelve con las claves públicas publicadas de tu despacho, así que solo alguien de tu despacho con la bóveda desbloqueada puede abrirlo.

• Los nombres de archivo también se cifran, no solo el contenido.
• El título de la petición y la lista de documentos van cifrados.

• Nuestros servidores solo reciben texto cifrado: los documentos, sus nombres y lo que pediste van cifrados, y nunca tenemos tus claves.

• Antes de cifrar nada, el navegador de tu cliente verifica la firma del paquete de claves de tu despacho y se detiene si no cuadra.

El límite honesto: la página de subida es código que servimos nosotros, así que tu cliente confía en que ShieldFive sirva el código correcto en el momento de subir. Eso vale para cualquier producto que cifre en el navegador, también el nuestro.

¿Puede mi cliente ver mis otros archivos o lo que subieron otros clientes?

No. El enlace lleva a una sola petición y a nada más. No expone tu bóveda, ni tus otras peticiones, ni los documentos ya recibidos en esa misma petición, ni tu identidad más allá de lo que escribiste en la propia petición.

Todos los casos de error se ven igual desde fuera —enlace desconocido, revocado, caducado, lleno o bloqueado responden lo mismo—, así que nadie puede usar un enlace para averiguar si una petición existe.

¿Qué ve el cliente?

Una sola página titulada «Envía tus documentos de forma segura», con un hueco de subida por cada documento que pediste, marcado como obligatorio u opcional, y una caja para cualquier otra cosa que hayas pedido. Puede arrastrar archivos o tocar para elegirlos.

Si solo tiene algunos documentos, puede enviar lo que tenga y volver al mismo enlace más tarde: lo ya enviado no se vuelve a subir. La página debe permanecer abierta mientras los archivos se cifran y se suben; cada archivo muestra su propio progreso hasta «Enviado».

No se pueden subir carpetas: tu cliente elige archivos, no carpetas.

¿Para qué sirve el PIN?

El PIN es un segundo factor del enlace. Lo eliges al crear la petición y nunca llega a nuestros servidores de forma reversible: el navegador de tu cliente lo estira con Argon2id y envía solo un verificador.

Envíalo por un canal distinto al del enlace; por ejemplo, por mensaje si el enlace fue por correo. Los PIN incorrectos ralentizan el enlace y luego lo bloquean: 5 segundos tras 6 intentos, 30 segundos tras 11, dos minutos tras 16, una hora tras 20 y de forma permanente tras 50. Puedes quitar el bloqueo con Restablecer intentos de PIN, que no cambia el PIN.

¿Qué límites tiene una petición?

• Archivos por petición: 25 por defecto, ajustable de 1 a 100 al crearla. En una petición activa puedes subir el tope con Ampliar el límite de archivos, nunca por debajo de lo ya recibido.

• Tamaño: un archivo puede llegar a 5 GB. Una petición admite unos 2 GB en total por defecto.

• Documentos pedidos: hasta 100 líneas por petición.

• Caducidad: hasta 7 días en el plan gratuito. Con puestos de despacho y durante los 14 días de prueba, 7, 30 o 90 días, o sin caducidad; por defecto, 30 días.

• Tipos de archivo: cualquiera.

Si tu cliente alcanza un límite a mitad del envío, se le dice con claridad, y lo que ya había llegado no se ve afectado.

¿Cuántas peticiones puedo tener abiertas?

Un despacho nuevo tiene 14 días con todo desbloqueado, sin tarjeta. Después, el plan gratuito permite 1 petición abierta a la vez; revocarla o dejar que caduque libera el hueco. En el plan gratuito los enlaces duran hasta 7 días y no hay recordatorios automáticos al cliente. Los documentos que ya has recibido se conservan siempre.

Un puesto de despacho cuesta 29 € al mes (290 € al año) y añade peticiones abiertas ilimitadas, recordatorios automáticos al cliente, tu logo en las páginas y correos que ve el cliente y enlaces de hasta 90 días o sin caducidad.

Tus clientes nunca pagan, nunca se registran y no ocupan puesto. Los puestos son por cada persona de tu despacho que envía peticiones.

¿Me avisáis cuando un cliente sube algo?

Sí. La persona propietaria del despacho recibe un correo con el asunto «New document in your ShieldFive inbox». A propósito no lleva ni el nombre del archivo, ni el título de la petición, ni el nombre del cliente —solo el hecho de que ha llegado algo—, porque esos datos están cifrados y un correo no lo está. Varios archivos enviados de una sentada se agrupan en un solo mensaje.

Si una petición lleva días sin respuesta, ShieldFive te envía un recordatorio para que puedas reclamar tú, en cualquier plan. Con puestos de despacho y durante la prueba, si añades el correo del cliente al crear la petición, ShieldFive también le recuerda, como máximo dos veces (a los tres y siete días, aproximadamente), que faltan documentos obligatorios. Ese correo no puede incluir el enlace de subida, porque nunca tenemos la clave que lo abre, así que le remite al enlace que le enviaste. Puede desactivarlo con un clic.

Con el plan de pago y durante los 14 días de prueba, el nombre y el logo de tu despacho aparecen en la página de subida del cliente y en ese recordatorio. Se configuran en Firm.

¿Cómo leo lo que me han enviado?

Abre Solicitudes con la bóveda desbloqueada y usa Descargar y descifrar. El descifrado ocurre en tu navegador. Después, los documentos son archivos normales de tu bóveda, en la carpeta que elegiste, y puedes moverlos, compartirlos o borrarlos como cualquier otro.

¿Cómo desactivo un enlace?

Usa Revocar el enlace. El enlace deja de aceptar subidas al instante y los documentos ya recibidos se quedan en tu bóveda. Un enlace también deja de funcionar en su fecha de caducidad. En ambos casos, tu cliente ve que el enlace está desactivado o caducado y que debe pedirte uno nuevo.

¿Puedo reutilizar una lista con otro cliente?

Sí. En una petición que ya creaste, elige Enviar esta lista a otro cliente. El título y la lista de documentos se descifran en tu navegador y se copian; el PIN, el límite de archivos y la caducidad empiezan de cero, y obtienes un enlace nuevo.